La refonte d’un intranet dans le secteur de l’éducation : la Sorbonne

Entre septembre 2016 et juillet 2017, Edicit a accompagné l’Université Paris-Sorbonne dans la refonte de son intranet (extranet) : l’espace étudiants et l’espace personnels (ex environnement numérique de travail – ENT). Un projet complexe avec des applications tierces et plusieurs services concernés en interne. Un exemple où l’AMO et le suivi de projet ont toute leur place : des attentes fortes côté utilisateurs et souvent un challenge pour les Directions de la Communication et les DSI.

Illustration : l'intranet de l'Université Paris Sorbonne, la page UFR

Le nouvel intranet de l’Université Paris-Sorbonne (accès réservé) : un site responsiv, plus lisible, au design soigné.

De nombreuses interrogations

La refonte de l’intranet est pilotée par la Direction de la communication et la Direction des systèmes d’information. Le tout sous l’impulsion du vice-président chargé des humanités numériques et des systèmes d’information, Benjamin THIERRY.

Dés le début, l’équipe projet se demande comment :

  • améliorer la qualité de service sans rogner sur les fonctionnalités et les applications existantes ?
  • mieux faire et innover sans bousculer les systèmes et les habitudes des équipes ?
  • mettre en valeur des informations administratives parfois « arides » mais essentielles pour le quotidien des utilisateurs ?

Idéalement, il faudrait profiter de la refonte pour faciliter et encourager la pratique des utilisateurs qu’ils soient visiteurs ou contributeurs, et simplifier les échanges et la navigation. Mais comment s’y prendre quand les cibles sont multiples mais partagent de nombreuses informations ?

Tenir compte des atouts et contraintes de l’organisation

En lien avec plusieurs applications indispensables à la vie des étudiants et des personnels, l’extranet ou l’intranet d’une université peut cumuler plusieurs contraintes qui freinent la refonte et la rédaction du cahier des charges :

  • bases de données qui demandent trop d’investissement pour être renouvelées ;
  • applications intégrées ou tierces dont le personnel a l’habitude ;
  • liens avec des services essentiels comme les planning, les congés ;
  • connexion avec le système des notes ou des inscriptions pour les étudiants.

La recette pour réussir la refonte de son intranet : faire confiance aux équipes

La solution passe par la concertation. L’AMO et le suivi de projet web traitent bien sûr d’aspects techniques et fonctionnels propres au web mais touchent aussi à l’organisation et aux habitudes de travail. Ecouter, faire confiance, s’appuyer sur les compétences des équipes et modifier ce qui fait consensus…sont souvent la clé du succès. Il en résulte un climat qui favorise la créativité et l’innovation.

Avant/Après

Ancien intranet : peu de place pour l'éditorial. Un système d'iframe (page web intégrée) peu adapté.

Avant : peu de place pour l’éditorial. Un système de pages web imbriquées (iframes) qui n’était donc plus adapté.

illustration : la nouvelle home de l'intranet Université Paris Sorbonne

Après : une page d’accueil attrayante qui met en avant l’actualité, les services et les outils.

Des nouveautés

L’Université a choisi la solution open source Ametys. La refonte améliore donc plusieurs fonctions et apporte des nouveautés, notamment :

  • un site responsiv au design aéré mais avec plus de place pour les visuels ;
  • de nombreux styles qui mettent davantage en valeur le contenu éditorial ;
  • un bloc favoris qui permet aux utilisateurs de mettre des liens directs personnalisés vers des pages internes, externes ou des fichiers ; astuce simple mais très pratique au quotidien.
  • un annuaire des personnels connecté à la base de données LDAP existante ;
  • de nouveaux CV pour les enseignants chercheurs avec possibilité de mise à jour par leurs soins ;
  • un nouveau moteur de recherche pour le site ;
  • et un moteur de recherche avancé pour l’annuaire avec les thématiques de recherche SHS intégrées.

Vitesse de croisière

En ligne depuis la rentrée 2017, le nouvel espace des personnels et des étudiants de l’Université Paris-Sorbonne devrait atteindre sa vitesse de croisière en fin d’année. Au programme : la formation des contributeurs, de nouveaux contenus, l’intégration des CV et des dernières fonctionnalités comme l’espace projets.
Conclusion : intranet et extranet ne sont plus les parents pauvres des projets web.  Il est possible de réussir sa refonte sans avoir tout à refaire. Ce qui est plutôt une bonne nouvelle !

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