La refonte d’un intranet ou d’un extranet : l’Université Paris-Sorbonne

Entre septembre 2016 et juillet 2017, Edicit a accompagné l’Université Paris-Sorbonne dans la refonte de son extranet : l’espace étudiants et l’espace personnels (ex environnement numérique de travail – ENT). Un projet complexe avec des applications tierces et plusieurs services concernés en interne. Un exemple où l’AMO et le suivi de projet ont toute leur place : des attentes fortes côté utilisateurs et souvent un challenge pour les Directions de la Communication et les DSI.

Illustration : l'extranet de l'Université Paris Sorbonne, la page UFR

Le nouvel extranet de l’Université Paris-Sorbonne (accès réservé) : un site responsiv, plus lisible, au design soigné.

De nombreuses interrogations

Au point de départ de ce projet de refonte piloté par la Direction de la communication et la Direction des systèmes d’information sous l’impulsion du vice-président chargé des humanités numériques et des systèmes d’information, Benjamin THIERRY, plusieurs interrogations :

  • Comment améliorer la qualité de service sans rogner sur les fonctionnalités et les applications existantes ?
  • Comment faire mieux et innover sans bousculer les systèmes et les habitudes des équipes ?
  • Comment mettre en valeur des informations administratives parfois « arides » mais essentielles pour le quotidien des utilisateurs ?
  • Comment profiter de la refonte pour faciliter et encourager la pratique des utilisateurs qu’ils soient visiteurs ou contributeurs ?
  • Comment simplifier les échanges et la navigation quand les cibles sont multiples mais partagent de nombreuses informations ?

Tenir compte des atouts et contraintes de l’organisation

En lien avec plusieurs applications indispensables à la vie des étudiants et des personnels, l’extranet ou l’intranet d’une université peut cumuler plusieurs contraintes qui freinent la refonte et la rédaction du cahier des charges :

  • bases de données qui demandent trop d’investissement pour être renouvelées ;
  • applications intégrées ou tierces dont le personnel a l’habitude ;
  • liens avec des services essentiels comme les planning, les congés ;
  • connexion avec le système des notes ou des inscriptions pour les étudiants.

Faire confiance aux équipes

La solution passe par la concertation. L’AMO et le suivi de projet web traitent bien sûr d’aspects techniques et fonctionnels propres au web mais touchent aussi à l’organisation et aux habitudes de travail. Ecouter, faire confiance, s’appuyer sur les compétences des équipes et modifier ce qui fait consensus…sont souvent la clé du succès.

Avant/Après

Avant : peu de place pour l'éditorial. Un système d'iframe (page web intégrée) peu adapté.

Avant : peu de place pour l’éditorial. Un système de pages web imbriquées (iframes) qui n’était plus adapté.

illustration : la nouvelle home de l'extranet Université Paris Sorbonne

Après : une page d’accueil attrayante qui met en avant l’actualité, les services et les outils.

Des nouveautés

Le logiciel choisi par l’Université est la solution open source Ametys. La refonte améliore plusieurs fonctions et apporte des nouveautés, notamment :

  • un site responsiv au design aéré avec plus de place pour les visuels ;
  • de nombreux styles pour mettre en valeur le contenu éditorial ;
  • un bloc favoris qui permet aux utilisateurs de mettre des liens directs personnalisés vers des pages internes, externes ou des fichiers ;
  • un annuaire des personnels connecté à la base de données LDAP existante ;
  • de nouveaux CV pour les enseignants chercheurs avec possibilité de mise à jour par leurs soins ;
  • un nouveau moteur de recherche pour le site ;
  • et un moteur de recherche avancé pour l’annuaire avec les thématiques de recherche SHS intégrées.

Vitesse de croisière

Le nouvel espace des personnels et des étudiants de l’Université Paris-Sorbonne est en ligne depuis la rentrée 2017 et devrait atteindre sa vitesse de croisière en fin d’année. Au programme : la formation des contributeurs, de nouveaux contenus, l’intégration des CV et des dernières fonctionnalités comme l’espace projets.
Preuve, s’il en est, que les extranets ne sont plus les parents pauvres des projets web et qu’il est possible de réussir sa refonte sans avoir tout à refaire.

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